Das notarielle Nachlassverzeichnis im Erbrecht

1. Das notarielle Nachlassverzeichnis im Erbrecht

1.1. Die Bedeutung für Sie in der Praxis

1.1.1. Zunehmende Konflikte beim Erbe

Die Zahl der rechtlichen Auseinandersetzungen im Erbrecht steigt in Deutschland stetig an. Nach einem Todesfall kommt es in Familien immer häufiger zu großen Streitigkeiten. Durch diese schwierige Entwicklung rückt ein ganz bestimmtes rechtliches Instrument in den Mittelpunkt. Es handelt sich um das sogenannte notarielle Nachlassverzeichnis. Dieses Instrument wurde viele Jahre lang in der Praxis eher wenig beachtet. Heute ist das völlig anders. Es ist heute besonders bei Streitigkeiten um den Pflichtteil von sehr großer Bedeutung.

1.1.2. Warum das Verzeichnis oft gefordert wird

In der täglichen Praxis entsteht bei Anwälten und Notaren häufig ein bestimmter Eindruck. Eine Person fordert ihren rechtmäßigen Pflichtteil ein. Diese Person verlangt dann gleichzeitig auch fast immer das notarielle Nachlassverzeichnis. Oft geschieht dies, obwohl die Person dadurch gar keine neuen Erkenntnisse erwarten kann. Das ist besonders dann der Fall, wenn die Parteien über die eigentliche Zusammensetzung des Nachlasses gar nicht miteinander streiten. Das vorhandene Vermögen und die Gegenstände sind eigentlich allen Beteiligten bekannt. Dennoch wird der Notar eingeschaltet.

1.1.3. Die pauschale Ablehnung durch die Erben

Warum wird das Verzeichnis trotzdem so extrem oft verlangt? Der Grund für den Streit liegt oft im Verhalten der Schuldner. Der Erbe ist der rechtliche Schuldner des Pflichtteils. Er muss am Ende das Geld bezahlen. Er reagiert auf erste Forderungen häufig mit einer strengen und pauschalen Ablehnung. Dabei ist das grundsätzliche Bestehen des Anspruchs auf den Pflichtteil meistens völlig unbestritten. Jeder weiß eigentlich, dass der Anspruch auf den Pflichtteil rechtmäßig existiert. Der tatsächliche und harte Streit dreht sich in Wahrheit fast immer nur um die genaue Höhe des geschuldeten Geldbetrages.

1.1.4. Die Lösung durch ein Anerkenntnis

Hier gibt es für Sie eine sehr praktische und schnelle Lösung. Der Erbe kann einen Teil des gestellten Anspruchs offiziell anerkennen. Er erkennt dabei genau den Teil an, der ohnehin unstreitig von ihm geschuldet wird. Durch dieses teilweise Anerkenntnis wird sofort sehr viel Konfliktpotenzial aus der angespannten Situation genommen. Ein solches Vorgehen kann manches aufwendige und teure Nachlassverzeichnis am Ende sogar völlig überflüssig machen. Das spart Ihnen sehr viel Zeit, viel Geld und natürlich auch Ihre Nerven.

1.2. Die gesetzlichen Grundlagen für Sie erklärt

1.2.1. Die Mitwirkung des Notars

Der Gesetzgeber hat sehr klare Regeln für das Erbrecht geschaffen. An verschiedenen Stellen im Gesetz ist die Mitwirkung eines Notars ausdrücklich und zwingend vorgesehen. Der Notar ist von staatlicher Seite dafür zuständig, Verzeichnisse über das Vermögen eines Verstorbenen zu erstellen.

1.2.2. Vier wichtige Fälle im Bürgerlichen Gesetzbuch

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) nennt vier typische rechtliche Fälle für Sie.

Erstens: Das Nachlassgericht kann auf Antrag des Erben einen Notar beauftragen. Das steht in Paragraph 2003 Absatz 1 BGB. Der Notar erstellt dann ein offizielles Nachlassinventar für das Gericht.

Zweitens: Ein sogenannter Nacherbe kann von dem Vorerben verlangen, dass der Notar ein Verzeichnis erstellt. Das regelt Paragraph 2121 Absatz 3 BGB sehr genau.

Drittens: Der Testamentsvollstrecker darf ein Verzeichnis von einem Notar erstellen lassen. Nach Paragraph 2214 Absatz 4 BGB muss er dies sogar zwingend tun, wenn ein Erbe es von ihm fordert.

Viertens: Die wichtigste Regelung in der Praxis betrifft den Pflichtteil. Der Pflichtteilsberechtigte, der nicht selbst Erbe geworden ist, hat ein starkes Recht. Er kann nach Paragraph 2314 Absatz 1 Satz 3 BGB verlangen, dass der Erbe ein Nachlassverzeichnis unter Mitwirkung eines Notars erstellt.

1.2.3. Die Zuständigkeit nach der Bundesnotarordnung

Passend zu diesen vier materiellen Regeln gibt es noch ein weiteres Gesetz. Die rechtliche Grundlage für die Zuständigkeit findet sich in Paragraph 20 der Bundesnotarordnung (BNotO). Diese Vorschrift gibt dem Notar den offiziellen Auftrag und die Macht, solche Nachlassverzeichnisse aufzunehmen.

1.3. Die besonderen Pflichten des Notars

1.3.1. Die eigene Ermittlungspflicht

Das notarielle Verzeichnis hat ein ganz zentrales rechtliches Merkmal. Der Notar hat eine eigene Pflicht zur Ermittlung der Tatsachen. Er darf nicht einfach nur passiv aufschreiben, was man ihm im Büro diktiert. Aus dieser strengen Pflicht folgt eine sehr hohe Verantwortung. Der Notar trägt die inhaltliche Verantwortung für die Richtigkeit aller Angaben. Er ist auch voll für die Vollständigkeit des Verzeichnisses verantwortlich.

1.3.2. Unzulässige Ausweichgestaltungen in der Praxis

In der Praxis versuchen manche Erben oft, etwas Geld oder Aufwand zu sparen. Sie wählen dann eine sogenannte Ausweichgestaltung. Sie schreiben zum Beispiel einfach selbst eine Liste der Nachlassgegenstände. Dann versichern sie die Vollständigkeit dieser eigenen Liste an Eides statt. Oder sie bringen eine selbst geschriebene Liste zum Notar und lassen dort nur ihre eigene Unterschrift beglaubigen. Hier müssen Sie sehr aufpassen. Solche Dokumente erfüllen die strengen gesetzlichen Anforderungen von Paragraph 2314 BGB gerade nicht. Außerdem gibt es bei solchen Listen sehr große verfahrensrechtliche Bedenken.

1.3.3. Der Ermessensspielraum bei der Suche

Dem Notar wird bei seiner Arbeit ein weiter Spielraum eingeräumt. Er hat Ermessen bei der Ausgestaltung seiner schwierigen Suche. Er entscheidet selbst über den Umfang und die genaue Reichweite seiner Ermittlungen. Es gibt in der Rechtsprechung daher keinen festen Standard, der für jeden Fall zutrifft. Jeder Erbfall ist völlig anders. Ganz wichtig für Ihr Verständnis ist dabei: Der Notar muss sich nicht als Detektiv betätigen. Er soll dies auch gar nicht tun. Er hat auch nicht die gleichen Mittel wie die Polizei.

1.3.4. Die Herausforderung des fiktiven Nachlasses

Besonders schwierig und aufwendig ist für den Notar ein ganz bestimmter Bereich. Es geht um den sogenannten fiktiven Nachlass. Das betrifft vor allem Schenkungen, die der Verstorbene noch zu Lebzeiten gemacht hat. Diese regelt Paragraph 2325 BGB. Auch sogenannte gemischte Schenkungen fallen in diese Kategorie. Solche Vorgänge können den Pflichtteil deutlich erhöhen. Die ständige Rechtsprechung der Gerichte verlangt, dass das Verzeichnis auch über diese Punkte genaue Auskunft gibt. Für den Notar ist es in der Praxis oft extrem schwer, diese weit in der Vergangenheit liegenden Schenkungen noch herauszufinden.

1.3.5. Verträge zugunsten Dritter

Manchmal erfährt der Notar bei seiner Arbeit von sehr speziellen Verträgen. Das sind Verträge, die zugunsten Dritter abgeschlossen wurden. Ein ganz klassisches Beispiel dafür ist eine Lebensversicherung. Wenn der Notar davon irgendwie Kenntnis erlangt, muss er zwingend handeln. Diese Verträge können für die Berechnung der genauen Höhe des Pflichtteils sehr relevant sein. Deshalb muss der Notar sie zwingend in das Verzeichnis aufnehmen.

1.3.6. Hilfspersonen und fehlende Bewertungen

Der Notar darf bei seinen weitreichenden Ermittlungen auch Hilfspersonen einschalten. Er nutzt dafür insbesondere seine eigenen geschulten Mitarbeiter in der Kanzlei. Ein weiterer wichtiger Punkt ist entscheidend für Sie. Das notarielle Nachlassverzeichnis muss grundsätzlich gar keine Wertangaben enthalten. Der Notar listet die gefundenen Gegenstände lediglich auf. Er braucht keine eigene Stellungnahme zur Bewertung der Dinge abzugeben. Er sollte solche Schätzungen und Bewertungen sogar ganz bewusst unterlassen.

1.3.7. Das Spannungsfeld für den Notar

Aus all diesen vielen Punkten ergibt sich für den Notar ein sehr schwieriges Spannungsfeld. Auf der einen Seite stehen die extrem hohen Anforderungen der Gerichte an die Qualität des Verzeichnisses. Auf der anderen Seite hat der Notar kaum eigene Kompetenzen zur Ermittlung. Er ist immer stark auf die ehrliche Mitwirkungsbereitschaft des Erben angewiesen. Ohne die Mithilfe des Erben kommt er nicht weiter. Vor diesem Hintergrund dürfen Sie Ihre Erwartungen an den tatsächlichen Erkenntnisgewinn durch ein solches Verzeichnis nicht überspannen.

1.4. Wichtige Hinweise für die praktische Gestaltung

1.4.1. Die Notwendigkeit einer Vollmacht

Wenn Sie einen Notar mit der Erstellung beauftragen, gibt es einen bewährten und richtigen Weg. Der Notar hat, wie gesagt, wenig eigene Ermittlungskompetenzen. Daher ist es in der Praxis absolut notwendig, dass er eine Vollmacht von Ihnen bekommt. Der Erbe muss dem Notar diese Vollmacht unbedingt formell erteilen.

1.4.2. Was die Vollmacht abdecken muss

Diese Vollmacht ist das wichtigste Werkzeug für die Arbeit des Notars. Sie räumt dem Notar die nötigen Auskunftsrechte ein. Er kann damit bei Grundbuchämtern anfragen. Er kann alle Banken und Versicherungen anschreiben. Er darf auch andere Stellen kontaktieren, wie zum Beispiel die Schufa. Im Text der Vollmacht steht genau, dass der Notar Auskünfte und Belege anfordern darf. Er darf nach Konten, Depots, Schließfächern und Sparverträgen fragen. Er darf nach Wertpapieren und Schulden fragen. Er darf durch die Vollmacht ausdrücklich auch Erkundigungen über steuerliche Sachverhalte bei den Finanz- und Steuerbehörden einholen.

1.5. Die konkreten Ermittlungsschritte des Notars

1.5.1. Die Anpassung an den Einzelfall

Anschließend wird der Notar die weiteren Ermittlungen vornehmen. Er richtet sich dabei nach der jeweiligen Struktur des Nachlasses. Er sichtet bereits vorliegende Unterlagen und geht weiteren Anhaltspunkten nach. Ausgangspunkt werden dabei häufig ganz bestimmte und typische Maßnahmen sein.

1.5.2. Die typische Checkliste des Notars

Für die Ermittlung bei der Erstellung eines Nachlassverzeichnisses gibt es eine Liste mit typischen Punkten. Erstens nimmt der Notar eine Einsicht in die Nachlassakte beim zuständigen Gericht vor.

Zweitens fragt er die Konten bei der bekannten Hausbank des Erblassers ab. Er fordert die Kontoauszüge für seine Akte an.

Drittens fragt er nach weiteren Bankverbindungen bei anderen ortsansässigen Banken.

Viertens folgt eventuell eine Abfrage bei gängigen Direktbanken im Internet.

Fünftens fragt er bei verschiedenen Versicherungsunternehmen nach. Er prüft, ob der Erblasser dort ein Kunde war.

Sechstens fragt er das zuständige Grundbuchamt am letzten Wohnort des Erblassers nach Immobilien ab.

Siebtens fragt er bei konkreten Anhaltspunkten für Grundbesitz auch bei weiteren, fremden Grundbuchämtern nach.

Achtens sichtet er gegebenenfalls die alten Bankunterlagen der letzten zehn Jahre. Das ist besonders wichtig für die Suche nach Schenkungen.

Neuntens nimmt er Einsicht in den letzten Steuerbescheid des Verstorbenen.

Zehntens fragt er gegebenenfalls bei Firmenbeteiligungen beim Handelsregister an.

Elftens wird oft eine Auskunft bei der Erbschaftsteuerstelle von Fachleuten empfohlen. Diese Auskunft wird in der Praxis aber oft mit Hinweis auf das strenge Steuergeheimnis vom Amt abgelehnt. Das passiert häufig auch dann, wenn eine gültige Vollmacht vorliegt.

Zwölftens kann eine persönliche Begehung der Wohnung gefordert sein. Diese ist aber in der Praxis sehr oft untunlich. Die Gründe dafür sind meistens eine bereits erfolgte Räumung der Zimmer oder ein sehr großer zeitlicher Abstand zum Erbfall.

Dreizehntens ermittelt der Notar intensiv zum schwierigen fiktiven Nachlass. Er prüft vergangene Schenkungen und gemischte Schenkungen.

1.5.3. Kein verbindlicher Standard

Diese lange Aufstellung ist allerdings weder ein zwingender Mindeststandard noch ist sie rechtlich abschließend. Es bedarf in jedem Fall immer einer auf den Einzelfall ganz genau abgestimmten Festlegung des Ermittlungsumfangs.

1.6. Die Kommunikation mit den Banken

1.6.1. Das offizielle Anschreiben

Der Notar nutzt standardisierte Schreiben für seine Anfragen an die verschiedenen Banken. Er teilt der Bank in dem Brief das genaue Datum des Todes mit. Er teilt auch mit, wer der Erbe geworden ist. Er erklärt, dass er mit der Erstellung eines notariellen Nachlassverzeichnisses gemäß Paragraph 2314 BGB beauftragt wurde. Er bittet um eine genaue Auskunft über das vorhandene Vermögen. Er fragt ganz konkret nach Konten, Schließfächern, Wertpapieren und allen Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt des Todes.

1.6.2. Die Anforderung von wichtigen Dokumenten

Wenn Vermögen vorhanden ist, fordert er von der Bank genaue Aufstellungen an. Er verlangt oft die Konto- und Depotauszüge der letzten zehn Jahre. Er bittet um Kopien von Sparverträgen, Versicherungsverträgen und abgeschlossenen Darlehensverträgen. Als sicherer Beweis für seine Berechtigung legt er seinem Schreiben immer die unterschriebene Vollmacht des Erben bei. Er fügt auch eine Abschrift des Erbscheins oder des notariellen Testaments samt Eröffnungsniederschrift als Nachweis bei.

1.7. Der Abschluss und die Beurkundung in der Kanzlei

1.7.1. Die Form der Tatsachenbeurkundung

Am Ende erstellt der Notar das eigentliche Verzeichnis in seinen Amtsräumen. Es handelt sich hierbei rechtlich um eine sogenannte Tatsachenbeurkundung. Die rechtliche Grundlage dafür bilden Paragraph 36 und Paragraph 37 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 des Beurkundungsgesetzes (BeurkG). Das bedeutet für Sie: Am Ende muss nur der Notar ganz allein dieses Dokument unterschreiben.

1.7.2. Warum andere Formen nicht empfehlenswert sind

Es ist rein theoretisch auch denkbar, die Form der Beurkundung von Willenserklärungen gemäß Paragraph 8 BeurkG zu wählen. Das ist aber in der Praxis für Sie absolut nicht empfehlenswert. Es kann sonst sehr schnell der falsche Eindruck im Verfahren entstehen, es würden nur unbestätigte Erklärungen der Beteiligten unkritisch wiedergegeben werden.

1.7.3. Wer beim Notartermin anwesend sein darf

Der Notar wird in der Regel darauf hinwirken, dass der Erbe bei der Erstellung des Verzeichnisses in der Kanzlei persönlich anwesend ist. Das ist zwar nicht in jedem Fall zwingend erforderlich, aber es ist immer sehr sinnvoll. Besonders wichtig ist jedoch Ihr Recht als Gegenseite. Der Pflichtteilsberechtigte hat ein absolut starkes, gesetzliches Recht, bei der Erstellung persönlich anwesend zu sein. Der Notar wird ihn daher auch ganz regelmäßig zu diesem Termin in die Kanzlei einladen. So wird für alle Beteiligten Transparenz geschaffen.

1.8. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf

Haben Sie weitere Fragen zu dem komplexen Thema Erbrecht und Pflichtteil? Befinden Sie sich in einer schwierigen rechtlichen Auseinandersetzung und benötigen kompetente Unterstützung? Ein Nachlassverzeichnis wirft oft viele Fragen auf. Zögern Sie bitte nicht, sich rechtzeitig professionelle Hilfe zu holen. Bitte nehmen Sie für eine persönliche Beratung direkt Kontakt mit der Anwalts- und Notarkanzlei Krau in Hohenahr auf. Wir helfen Ihnen gerne weiter.