Der Nachweis des Zugangs einer E-Mail

Der Nachweis des Zugangs einer E-Mail

Aufsatz von Rechtsanwalt Dr. Georg Dietlein und Sam Klomfaß, NJW 2025, 1539

Zusammenfassung von RA und Notar Krau

Rechtsanwalt Dr. Georg Dietlein und Sam Klomfaß beleuchten in ihrem Artikel die Herausforderungen beim Nachweis des Zugangs einer E-Mail und schlagen praktikable Lösungen vor,

insbesondere im Hinblick auf die zunehmende Bedeutung der E-Mail im Rechtsverkehr.

Materielle Rechtsgrundlage:

Der Zugang einer Willenserklärung per E-Mail

Eine Willenserklärung, die in einer E-Mail enthalten ist, gilt gemäß Paragraf 130 I 1 BGB als zugegangen, sobald sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt und dieser unter gewöhnlichen Umständen Kenntnis davon nehmen kann.

Dies ist der Fall, sobald die E-Mail auf dem Mailserver des Empfängers (auch wenn dieser von einem Provider betrieben wird, wie GMX oder Gmail) abrufbereit gespeichert ist.

Der Mailserver wird als digitaler Briefkasten des Empfängers betrachtet.

Dabei ist unerheblich, ob der Empfänger die E-Mail tatsächlich von seinem Server abruft.

Das Risiko des Verlusts oder der fehlerhaften Zuordnung der E-Mail geht mit dem Eingang auf dem Mailserver auf den Empfänger über.

Für den Zugangszeitpunkt im unternehmerischen Geschäftsverkehr hat der BGH entschieden, dass eine E-Mail, die innerhalb der üblichen Geschäftszeiten

auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit eingeht, zu diesem Zeitpunkt als zugegangen gilt.

Der Nachweis des Zugangs einer E-Mail

Für Verbraucher gilt dies sinngemäß innerhalb der üblichen Erreichbarkeitsgrenzen. Dies ist entscheidend für die Wahrung von Fristen und die Möglichkeit des Widerrufs einer Erklärung.

Technischer Nachweis des Zugangs

Bei Bestreiten des E-Mail-Zugangs trägt der Absender die Beweislast.

Der sicherste Weg, den Zugang nachzuweisen, sind SMTP-Protokolle (Simple Mail Transfer Protocol).

Diese Protokolle dokumentieren den Dialog zwischen dem Mailserver des Absenders und dem des Empfängers.

Ein „250 OK“ Code bestätigt den erfolgreichen Empfang und die Speicherung der E-Mail auf dem Zielserver.

Fehlercodes, wie „421 Service Unavailable“, zeigen hingegen Probleme an.

SMTP-Protokolle sind zwar keine Urkunden im prozessrechtlichen Sinne, können aber als Augenscheinobjekte dienen.

Da Richtern oft die technische Sachkunde fehlt, ist in solchen Fällen die Hinzuziehung eines IT-Sachverständigen notwendig, der die Protokolle interpretiert.

Zugangshindernis Spamfilter?

Die Auswirkung von Spamfiltern auf den E-Mail-Zugang hängt von ihrer Wirkweise ab:

Spamfilter vor Serverebene (Reject):

Wenn der Spamfilter die E-Mail daran hindert, überhaupt auf den Posteingangsserver des Empfängers zu gelangen (z.B. durch einen 5xx-Fehlercode),

ist kein Zugang erfolgt, da die E-Mail nicht in den Machtbereich des Adressaten gelangt ist.

Der Nachweis des Zugangs einer E-Mail

Spamfilter auf Server-Level:

Wird die E-Mail zunächst vom Server angenommen und gespeichert, aber nachträglich in einen unsichtbaren Spam- oder Quarantäne-Ordner verschoben, gilt sie als zugegangen.

Der Provider agiert hier als Empfangsbote des Adressaten, und das Risiko der fehlerhaften Zustellung durch serverseitige Filter trägt der Empfänger.

Spamfilter auf User-Level (E-Mail-Programm/Client):

Legt das E-Mail-Programm des Empfängers die E-Mail im einsehbaren Spam-Ordner ab, ist der Zugang ebenfalls erfolgt.

Der Empfänger hat hier die Möglichkeit zur Kenntnisnahme und ist im Rahmen der gebotenen Sorgfalt verpflichtet, den Spam-Ordner auf fehlgeleitete E-Mails zu überprüfen.

Untaugliche Methoden zum Nachweis des Zugangs

Einige gängige Methoden sind nicht ausreichend für den Nachweis des Zugangs:

Screenshot aus dem „Gesendete Elemente“-Ordner:

Dies belegt lediglich die Übermittlung an den eigenen Mailserver, nicht aber den tatsächlichen Versand oder gar den Zugang beim Empfänger.

Zugang bei Mit-Empfängern:

Die erfolgreiche Zustellung an einen von mehreren Empfängern bedeutet nicht automatisch, dass die E-Mail auch bei allen anderen angekommen ist, da die Zustellung separat erfolgt.

Angeforderte Lesebestätigung:

Diese ist nur aussagekräftig, wenn der Empfänger sie auch tatsächlich abgibt, was oft nicht der Fall ist. Viele E-Mail-Programme zeigen solche Anfragen nicht einmal an.

Der Nachweis des Zugangs einer E-Mail

„Zustellungsbestätigung“ (Outlook):

Diese Funktion ist irreführend, da die meisten Mailserver nicht darauf reagieren.

Die Bestätigung kommt oft nur vom eigenen Postausgangsserver und ist keine Garantie für den tatsächlichen Zugang beim Empfänger.

Praxistipps zur Dokumentation und Fazit

Herkömmliche E-Mail-Programme speichern die relevanten SMTP-Protokolle nicht standardmäßig. Spezialisierte Programme oder Plugins können hier Abhilfe schaffen.

Bei professionellen IT-Dienstleistern sollte man frühzeitig (idealerweise direkt beim Versand) die SMTP-Protokolle des Postausgangsservers anfordern, da diese üblicherweise nach 90 Tagen gelöscht werden.

Im Zweifel bleibt für viele Nutzer die Kombination aus Einwurf-Einschreiben und E-Mail die einzig rechtssichere Lösung.

Es ist zu hoffen, dass Standard-E-Mail-Programme künftig eine einfachere Speicherung von SMTP-Protokollen ermöglichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SMTP-Protokolle das vielversprechendste Mittel zum Nachweis des E-Mail-Zugangs sind,

da sie eine positive Rückmeldung des Empfängerservers dokumentieren und Spamfilter innerhalb des Machtbereichs des Empfängers den Zugang nicht verhindern.

Der praktische Nachteil liegt jedoch in der eingeschränkten Verfügbarkeit dieser Protokolle für den Absender.