Die Digitalisierung im Arbeitsrecht

Die Digitalisierung im Arbeitsrecht

Gerne erkläre ich Ihnen die wichtigsten Änderungen bei der arbeitsrechtlichen Digitalisierung in Bezug auf elektronische Arbeitszeugnisse und digitale Arbeitsverträge, die hauptsächlich durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) eingeführt wurden.

Digitales Arbeitszeugnis: Die neue Option ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 ist es Arbeitgebern in Deutschland erlaubt, Arbeitszeugnisse auch in elektronischer Form auszustellen. Dies war zuvor nicht möglich, da das Gesetz die schriftliche Form (Papier mit eigenhändiger Unterschrift) vorschrieb.

Die wichtigsten Voraussetzungen

Die digitale Variante ist jedoch kein Zwang und unterliegt strengen Regeln, die sicherstellen, dass das Zeugnis genauso sicher und rechtsgültig ist wie das Papierzeugnis:

Zustimmung des Arbeitnehmers:

Das Wichtigste:

Der Arbeitnehmer muss der elektronischen Form ausdrücklich zustimmen. Wenn Sie als Arbeitnehmer ein Zeugnis in Papierform wünschen, behalten Sie dieses Recht. Die digitale Form ist eine zusätzliche Option, kein Ersatz.

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES):

Das digitale Zeugnis muss zwingend mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) versehen sein. Diese Signatur ist gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und bietet den höchsten Schutz vor Fälschungen und Manipulationen. Sie garantiert die Echtheit des Unterzeichners und die Unveränderbarkeit des Dokuments.

Vorteile für alle

Für Arbeitnehmer:

Sie erhalten das Zeugnis schneller, können es einfacher bei Online-Bewerbungen hochladen und digital archivieren.

Für Arbeitgeber:

Effizientere Prozesse, ortsunabhängiges Unterschreiben (ideal für Remote-Arbeit) und Einsparung von Papier und Versandkosten.

Digitaler Arbeitsvertrag und Nachweis der Arbeitsbedingungen

Auch bei den Formalitäten rund um den Arbeitsvertrag gibt es seit dem 1. Januar 2025 erhebliche Erleichterungen. Hier spielt insbesondere die Textform eine wichtige Rolle.

Textform statt Schriftform

Bisher mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen (z.B. Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub) gemäß dem Nachweisgesetz (NachwG) in schriftlicher Form (handschriftliche Unterschrift auf Papier) nachgewiesen werden. Dies hat oft dazu geführt, dass der gesamte Arbeitsvertrag aus praktischen Gründen in Papierform abgeschlossen wurde.

Die Digitalisierung im Arbeitsrecht

Die Neuregelung erlaubt nun für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (gemäß §2 Abs. 1 S. 2 NachwG) die Textform (z.B. per E-Mail oder über ein HR-System).

Textform (§126b BGB):

Hier reicht es aus, wenn eine Erklärung lesbar ist, den Erklärenden nennt (z.B. Name in der E-Mail-Signatur) und dauerhaft gespeichert werden kann. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Das heißt:

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag kann nun in der Regel komplett digital abgeschlossen werden, z.B. durch Austausch von E-Mails oder die Nutzung einer einfachen elektronischen Signatur (nicht QES).

Wichtige Voraussetzungen für die Textform

Für die rechtsgültige Übermittlung des digitalen Nachweises in Textform müssen diese Punkte beachtet werden:

Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein (z.B. per E-Mail an die private Adresse).

Das Dokument muss speicher- und ausdruckbar sein (z.B. eine nicht-geschützte PDF-Datei).

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer zur Abgabe eines Empfangsnachweises auffordern.

Achtung: Ausnahmen bei der Schriftform

Es gibt weiterhin Fälle, in denen die strenge Schriftform (Papier und Unterschrift) oder die elektronische Form mit QES zwingend erforderlich ist und die einfache Textform nicht ausreicht.

Arbeitszeugnis

Elektronische Form (QES) oder Schriftform Elektronisch nur mit QES und Arbeitnehmer-Zustimmung.

Befristungsvereinbarungen

Schriftform oder Elektronische Form (QES)

Wichtig: Eine Befristung per einfacher E-Mail ist unwirksam!

Kündigungen

Schriftform Kündigungen sind weiterhin nur in Papierform mit Originalunterschrift gültig. Eine Kündigung per E-Mail, SMS oder QES ist unwirksam.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung im Arbeitsrecht (hauptsächlich durch das BEG IV) vereinfacht die Kommunikation und reduziert Bürokratie.

Arbeitszeugnisse dürfen seit 2025 mit Zustimmung des Mitarbeiters und einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) digital erstellt werden.

Unbefristete Arbeitsverträge können nun oft über die Textform (z.B. E-Mail mit PDF) abgeschlossen werden, solange der Nachweis der wesentlichen Bedingungen gesichert ist und ein Empfangsnachweis erbeten wird.

Wichtige Ausnahmen wie Kündigungen und Befristungsvereinbarungen erfordern weiterhin die strenge Schriftform oder die elektronische Form mit QES.