Die Errichtung der GmbH beim Notar

November 9, 2025

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Vorhaben, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) zu gründen! Die GmbH ist die beliebteste Kapitalgesellschaft in Deutschland und bietet Ihnen den großen Vorteil, dass die Haftung der Gesellschaft auf das Geschäftsvermögen beschränkt ist – Ihr Privatvermögen bleibt in der Regel geschützt.

Der Weg zur GmbH ist gesetzlich streng geregelt und führt zwingend über einen Notar oder eine Notarin. Diese Person ist eine neutrale, staatlich bestellte Juristin bzw. Jurist, die die Rechtssicherheit und die Einhaltung aller Formalitäten gewährleistet.

Im Folgenden wird der Ablauf der GmbH-Gründung, insbesondere der Teil beim Notar, Schritt für Schritt für Laien erklärt.

1. Die Vorbereitung: Was Sie vor dem Notartermin klären müssen

Bevor Sie überhaupt einen Termin beim Notar vereinbaren, sind einige wichtige Vorüberlegungen und Entscheidungen zu treffen, die die Grundlage für die Gründungsurkunde bilden:

Der Firmenname (Firma): Wie soll Ihre GmbH heißen? Der Name muss eindeutig sein und darf keine Verwechslungen hervorrufen. Es empfiehlt sich, den gewünschten Namen vorab bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) prüfen zu lassen, um spätere Probleme mit dem Handelsregister zu vermeiden.
Der Unternehmensgegenstand: Was genau soll Ihr Unternehmen machen? Sie müssen den Zweck der Gesellschaft hinreichend konkret beschreiben, z. B. „Entwicklung und Vertrieb von Softwarelösungen für die Logistikbranche“. Allgemein gehaltene Floskeln („Handel mit Waren aller Art“) sind meist unzulässig.
Der Sitz der Gesellschaft: Wo soll die GmbH ihren offiziellen Sitz haben (Ort, an dem das Handelsregister geführt wird)?
Die Gesellschafter und das Stammkapital: Wer sind die Gründer und wie verteilen sich die Anteile? Das Mindeststammkapital beträgt 25.000 Euro. Die Gesellschafter müssen ihre jeweiligen Stammeinlagen (ihren Anteil am Kapital) festlegen. Bei der Anmeldung zum Handelsregister muss mindestens die Hälfte, also 12.500 Euro, bereits eingezahlt sein.
Der Geschäftsführer / die Geschäftsführerin: Wer führt die Geschäfte und vertritt die GmbH nach außen? Dies können Gesellschafter oder auch externe Personen sein.

2. Der Notartermin: Herzstück der Gründung

Der Notartermin ist der wichtigste Schritt und gesetzlich vorgeschrieben. Hier wird der Gesellschaftsvertrag (Satzung) beurkundet und die Anmeldung zum Handelsregister unterschrieben.

Vorbereitung durch den Notar

Nachdem Sie dem Notariat alle oben genannten Informationen sowie die Daten aller beteiligten Personen (Name, Geburtsdatum, Adresse, Ausweisnummern) übermittelt haben, erstellt der Notar einen Entwurf des Gesellschaftsvertrages und der weiteren Gründungsunterlagen.

Tipp: Holen Sie sich, wenn möglich, vor der Beurkundung eine steuerliche Prüfung des Entwurfs durch Ihren Steuerberater ein, da der Notar in der Regel keine steuerrechtliche Beratung leistet.

Die Errichtung der GmbH beim Notar

Der Beurkundungstermin

Zum Termin müssen alle Geschäftsführer persönlich erscheinen, da sie die Anmeldung zum Handelsregister unterschreiben müssen. Gesellschafter können sich unter bestimmten Voraussetzungen (mit notariell beglaubigter Vollmacht) vertreten lassen, es ist aber ratsam, persönlich dabei zu sein. Bringen Sie unbedingt Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass mit.

Identitätsprüfung: Der Notar stellt anhand Ihrer Ausweisdokumente Ihre Identität fest.
Verlesung: Der Notar liest den gesamten Gesellschaftsvertrag und die weiteren Dokumente (wie z. B. die Geschäftsführerbestellung und die Gesellschafterliste) laut vor. Dies ist der zentrale Akt der Beurkundung. Er gewährleistet, dass alle Beteiligten den Inhalt verstehen und sich über die Tragweite ihrer Entscheidungen im Klaren sind.
Erklärung und Fragen: Der Notar erläutert die rechtliche Bedeutung der Klauseln und beantwortet Ihre Fragen. Dies ist Ihre Chance, Unklarheiten zu beseitigen.
Unterzeichnung: Nachdem alle einverstanden sind, unterschreiben alle anwesenden Gesellschafter und Geschäftsführer die Dokumente. Mit Ihrer Unterschrift ist der Gesellschaftsvertrag wirksam errichtet. Die GmbH existiert ab diesem Zeitpunkt als sogenannte „GmbH in Gründung“ (GmbH i. G.) – die Haftungsbeschränkung greift aber noch nicht vollständig.
Anmeldung zum Handelsregister: Gleichzeitig unterschreibt der oder die Geschäftsführer die Anmeldung der GmbH zum Handelsregister.

3. Nach dem Notartermin: Kapital und Eintragung

Nach dem erfolgreichen Notartermin geht es direkt weiter mit den folgenden, eng mit dem Notariat verzahnten Schritten:

Kontoeröffnung und Stammeinlage: Mit einer Kopie der notariell beurkundeten Unterlagen eröffnen Sie umgehend ein Geschäftskonto auf den Namen der GmbH i. G. Auf dieses Konto müssen die Gesellschafter ihre Stammeinlagen einzahlen. Wie erwähnt, müssen bei der Anmeldung zum Handelsregister mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein.
Nachweis der Einzahlung: Sobald die Einzahlung auf dem Konto erfolgt ist, muss der Geschäftsführer dies dem Notariat nachweisen (in der Regel durch einen Kontoauszug oder eine Bankbestätigung).
Anmeldung und Eintragung: Erst nach Erhalt dieses Nachweises leitet der Notar die vollständigen Unterlagen (Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisteranmeldung und Nachweis der Stammeinlage) elektronisch an das zuständige Registergericht weiter.
Prüfung durch das Registergericht: Das Gericht prüft, ob alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Eintragung: Wenn alles in Ordnung ist, wird die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen. Mit der Eintragung erwirbt die Gesellschaft ihre volle Rechtsfähigkeit und die Haftungsbeschränkung tritt uneingeschränkt in Kraft. Der Notar benachrichtigt Sie über die erfolgreiche Eintragung.

Fazit

Der Notar ist der zentrale Ansprechpartner für die GmbH-Gründung. Er berät Sie im Hinblick auf die Formvorschriften, formuliert den Gesellschaftsvertrag rechtssicher, führt die Beurkundung durch und überwacht den Prozess bis zur Eintragung ins Handelsregister. Die Gründung dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen, wobei die Dauer stark von der Bearbeitungszeit des Registergerichts abhängt.

Nach der Eintragung sind noch weitere Schritte wie die Gewerbeanmeldung und die steuerliche Erfassung beim Finanzamt nötig, aber die rechtliche Gründung ist dann vollzogen.