Die Tankkarte für Arbeitnehmer – Steuern und Sozialversicherung sparen

Die Tankkarte (oder der Tankgutschein) ist eines der beliebtesten und effektivsten „Corporate Benefits“ (Zusatzleistungen) in Deutschland. Richtig eingesetzt, ist sie eine echte Win-win-Situation: Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern eine finanzielle Freude machen, ohne dass dafür Lohnsteuern oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Beim Arbeitnehmer kommt die Leistung zu 100 % netto an.

Damit das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger die Steuerfreiheit anerkennen, müssen jedoch einige strikte Spielregeln beachtet werden. Hier ist ein detaillierter Überblick, wie Sie die Tankkarte optimal nutzen und Stolperfallen vermeiden.

1. Die rechtliche Basis: Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze

Der Schlüssel zur steuerfreien Tankkarte liegt im Einkommensteuergesetz (Paragraf 8 Abs. 2 EStG) in Form des sogenannten Sachbezugs.

• Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Sachleistungen (Waren oder Dienstleistungen, jedoch kein Bargeld) im Wert von bis zu 50 Euro pro Monat gewähren.
• Dieser Betrag bleibt für den Arbeitnehmer komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Auf das Jahr gerechnet ergibt das immerhin 600 Euro netto extra.
• Auch für den Arbeitgeber fallen auf diesen Betrag keine Lohnnebenkosten an.

2. Rechenbeispiel: Tankkarte vs. klassische Gehaltserhöhung

Warum lohnt sich das Modell für beide Seiten so sehr? Angenommen, der Arbeitgeber möchte, dass ein Mitarbeiter 50 Euro mehr im Geldbeutel hat:

• Klassische Gehaltserhöhung: Damit 50 Euro netto auf dem Konto des Mitarbeiters landen, muss das Bruttogehalt (je nach Steuerklasse) oft um etwa 100 Euro steigen. Zusätzlich muss der Arbeitgeber ca. 20 % Sozialabgaben zahlen. Gesamtkosten für den Arbeitgeber: ca. 120 Euro.
• Die 50-Euro-Tankkarte: Der Arbeitgeber lädt eine Sachbezugskarte monatlich mit 50 Euro auf. Beim Arbeitnehmer kommen exakt 50 Euro Gegenwert an. Gesamtkosten für den Arbeitgeber: exakt 50 Euro (zzgl. eventuell geringer Setup- oder Kartengebühren des Anbieters).

Ergebnis: Der Arbeitgeber spart über die Hälfte der Ausgaben, während der Mitarbeiter exakt denselben finanziellen Nutzen hat.

3. Achtung Steuerfalle! Die 5 wichtigsten Spielregeln

Das Finanzamt prüft Sachbezüge bei Lohnsteueraußenprüfungen sehr streng. Seit einer Gesetzesverschärfung (im Rahmen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes – ZAG) gelten genaue Kriterien für Gutscheine und Karten:

A) Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag!

Das ist der häufigste und teuerste Fehler in der Praxis. Die 50 Euro sind eine harte Grenze. Beträgt der monatliche Wert der Karte oder des getankten Kraftstoffs auch nur 50,01 Euro, kippt die gesamte Befreiung. Dann wird nicht nur der eine Cent, sondern der komplette Betrag voll steuer- und sozialversicherungspflichtig! Ein verlässliches System mit einem Ausgabelimit ist daher zwingend erforderlich.

B) Das Zusätzlichkeitserfordernis (Keine Gehaltsumwandlung)

Die Tankkarte muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine sogenannte Gehaltsumwandlung nach dem Motto „Du verzichtest auf 50 Euro Bruttogehalt und bekommst dafür jeden Monat eine Tankkarte“ ist gesetzlich verboten und macht den Vorteil steuerpflichtig.

C) ZAG-Kriterien: Keine offenen Prepaid-Kreditkarten

Normale Kreditkarten (wie klassische Visa/Mastercard), mit denen der Mitarbeiter überall einkaufen und Rechnungen bezahlen kann, gelten steuerlich als Barlohn. Eine steuerfreie Tankkarte muss ein sogenanntes geschlossenes System sein. Erlaubt sind:

• Limitierte Akzeptanznetze: Gutscheinkarten einer ganz bestimmten Tankstellenkette (z. B. nur Aral, nur Shell, nur Total).
• Begrenzte Produktpalette: Karten, die an der Kasse technisch ausschließlich für Kraftstoff, Ladestrom oder Autowäsche zugelassen sind, nicht aber für Zeitschriften, Zigaretten oder Snacks aus dem Tankstellenshop.
• Regionale Beschränkung: Sogenannte „City-Cards“, die nur in einem ganz bestimmten Postleitzahlengebiet bei regionalen Partnern eingelöst werden können.

D) Keine nachträgliche Beleg-Erstattung!

Früher war es üblich, dass Mitarbeiter privat tanken, die Quittung beim Chef einreichen und das Geld aufs Konto überwiesen bekommen. Das ist steuerlich unzulässig! Nachträgliche Kostenerstattungen gelten als steuerpflichtiger Barlohn. Es muss zwingend ein Gutschein oder eine physische/digitale Arbeitgeber-Prepaid-Karte genutzt werden. Zudem ist jede Form der Barauszahlung (auch das Herausgeben von Restgeld in bar) verboten.

E) Zusammenrechnung aller Sachbezüge

Die 50 Euro gelten pro Mitarbeiter und Monat für alle Sachbezüge zusammen. Erhält der Mitarbeiter beispielsweise im selben Monat schon einen Firmenzuschuss für das Fitnessstudio in Höhe von 20 Euro, darf die Tankkarte für diesen Monat nur noch mit maximal 30 Euro aufgeladen werden.

4. Besonderheit: Firmenwagen vs. Privatwagen

Die 50-Euro-Regel ist primär für Mitarbeiter gedacht, die mit ihrem privaten PKW zur Arbeit pendeln.

Hat der Arbeitnehmer hingegen einen Firmenwagen (Dienstwagen), den er auch privat nutzen darf (versteuert über die 1 %-Regelung oder ein Fahrtenbuch), übernimmt das Unternehmen in der Regel ohnehin alle Tankkosten über eine echte Flotten-Tankkarte (z. B. DKV, UTA, Aral CardKomplett). In diesem Fall greift die 50-Euro-Grenze nicht, da die privaten Fahrten bereits mit der pauschalen Dienstwagenversteuerung des geldwerten Vorteils abgegolten sind. Die 50-Euro-Freigrenze bleibt für diesen Mitarbeiter also komplett unangetastet und kann für andere Benefits (z.B. Supermarkt-Gutscheine) genutzt werden.

5. Sonderfall E-Mobilität: Ladekarten

Alle genannten Regelungen gelten 1:1 auch für Elektroautos. Arbeitgeber können im Rahmen der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze Ladekarten für öffentliche Ladesäulen ausgeben.

Der große Extra-Bonus für E-Autos: Wenn der Mitarbeiter sein privates E-Auto oder seinen Plug-in-Hybrid direkt an der Ladesäule auf dem Firmengelände des Arbeitgebers lädt, ist dieser Strom nach Paragraf 3 Nr. 46 EStG komplett steuerfrei. Dieser kostenlose Strom zählt nicht in die 50-Euro-Grenze hinein!

Fazit & Umsetzungstipp

Die Tank- oder Ladekarte ist ein hervorragendes Instrument zur Mitarbeiterbindung. Um steuerrechtliche Risiken und lästigen Verwaltungsaufwand auszuschließen, sollten Unternehmen den Prozess jedoch nicht manuell basteln. Setzen Sie stattdessen auf offizielle Sachbezugs-Lösungen der Mineralölkonzerne oder arbeiten Sie mit spezialisierten Benefit-Anbietern (wie Edenred, Pluxee, Belonio, Hrmony oder Givve) zusammen. Deren Systeme stellen technisch sicher, dass die strengen Kriterien des Finanzamts (ZAG-Vorgaben, Blockade der Aufladung bei 50 Euro) vollautomatisch erfüllt werden.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine verbindliche Steuer- oder Rechtsberatung. Sprechen Sie vor der finalen Vertragsgestaltung stets mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater.