Die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) – Ein Überblick

Die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) – Ein Überblick

Zusammenfassung von RA und Notar Krau

Die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) ist eine bundeseinheitliche Verwaltungsverfügung der Landesjustizverwaltungen, die die Berufsausübung von Notaren regelt.

Zum 1. Januar 2022 wurde die DONot vollständig neu gefasst und zum 1. August 2022 sowie zum 1. Juni 2023 in einigen Punkten angepasst.

Die Anpassungen beinhalteten insbesondere Regelungen zur Bezeichnung der Beteiligten in notariellen Urkunden und die Unkenntlichmachung sensibler Daten bei der elektronischen Übermittlung an Registergerichte.

Änderungen und Anpassungen:

Elektronisches Urkundenarchiv:

Viele Regelungen wurden auf die Ebene der NotAktVV (Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse) verlagert.

Bezeichnung der Beteiligten:

Bei der Übermittlung von Urkunden an Registergerichte kann auf die Angabe der Anschrift verzichtet werden. Geschäfts- oder Dienstanschriften können anstelle der Wohnanschrift verwendet werden, auch wenn die Urkunde nicht für ein Register bestimmt ist.

Unkenntlichmachung sensibler Daten:

Vor der Übermittlung an das Registergericht müssen Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten und Kontoverbindungen unkenntlich gemacht werden.

Eine spezielle Funktion von XNP wird dafür bereitgestellt.

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Länderspezifische Anpassungen:

Die DONot wurde in den einzelnen Bundesländern durch spezifische Verwaltungsvorschriften erlassen und verkündet.

Hier einige Beispiele:

Baden-Württemberg: Verwaltungsvorschrift vom 27. Dezember 2021, geändert am 28. Juli 2022.

Bayern: Bekanntmachungen vom 6. Dezember 2021 und 28. Juli 2022.

Berlin: Verwaltungsvorschrift vom 21. Dezember 2021, mit mehreren Änderungen in 2022 und 2023.

Brandenburg: Allgemeine Verfügung vom 17. Dezember 2021, geändert am 3. August 2022 und 5. Mai 2023.

Bremen: Allgemeinverfügung vom 15. Dezember 2021, geändert am 28. Juli 2022.

Hamburg: Allgemeinverfügung vom 9. Dezember 2021, mit Änderungen 2022 und 2023.

Hessen: Allgemeinverfügung vom 13. Dezember 2021, geändert am 21. Juli 2022 und 15. Mai 2023.

Mecklenburg-Vorpommern: Verwaltungsvorschrift vom 30. Dezember 2021, geändert am 16. August 2022 und 2. Mai 2023.

Niedersachsen: Allgemeine Verfügung vom 10. Dezember 2021, geändert am 22. Juli 2022 und 26. April 2023.

Nordrhein-Westfalen: Allgemeinverfügung vom 14. Dezember 2021, geändert am 25. Juli 2022 und 17. April 2023.

Rheinland-Pfalz: Verwaltungsvorschrift vom 2. Dezember 2021, geändert am 26. Juli 2022 und 6. April 2023.

Saarland: Allgemeine Verfügung vom 13. Dezember 2021, geändert am 25. Juli 2022 und 12. Mai 2023.

Sachsen: Verwaltungsvorschrift vom 17. Dezember 2021, geändert am 29. August 2022 und 4. Mai 2023.

Sachsen-Anhalt: Allgemeinverfügung vom 7. Dezember 2021, geändert am 29. Juli 2022 und 28. April 2023.

Schleswig-Holstein: Allgemeine Verfügung vom 30. Dezember 2021, geändert am 23. August 2022 und 18. April 2023.

Thüringen: Verwaltungsvorschrift vom 17. Dezember 2021, geändert am 28. Juli 2022 und 12. Mai 2023.

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Abschnittsweise Zusammenfassung der Dienstordnung:

Abschnitt 1: Amtsführung im Allgemeinen

§ 1 Amtliche Unterschrift: Notare müssen ihre Amtshandlungsunterschrift dem Präsidenten des Landgerichts vorlegen.

§ 2 Amtssiegel: Notare führen ein Amtssiegel, das nach landesrechtlichen Vorschriften gestaltet ist.

§ 3 Amtsschild und Namensschild: Notare dürfen am Geschäftseingang und am Gebäude Schilder anbringen.

§ 4 Verpflichtung der Beschäftigten und Dienstleister: Verpflichtungen nach BNotO müssen auch bei früheren Vertragsverhältnissen erneuert werden.

§ 5 Bezeichnung der Beteiligten in Urkunden: Angaben zu natürlichen Personen und juristischen Personen sind detailliert geregelt.

§ 5a Elektronische Übermittlung in Registersachen: Bei elektronischen Übermittlungen an Registergerichte müssen bestimmte Angaben unkenntlich gemacht werden.

§ 6 Einhaltung von Mitwirkungsverboten: Maßnahmen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

§ 7 Übersicht über Urkundsgeschäfte: Notare müssen jährlich eine Übersicht über ihre Urkundsgeschäfte erstellen und übermitteln.

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Abschnitt 2: Ergänzende Regelungen für Erbverträge

§ 8 Erbverträge: Notare müssen jährlich das Urkundenverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis nach bestimmten Erbverträgen durchsuchen und diese Durchsicht bestätigen.

Abschnitt 3: Ergänzende Regelungen für Verwahrungsgeschäfte

§ 9 Übersicht über Verwahrungsgeschäfte: Jährlich muss eine Übersicht über Verwahrungsgeschäfte erstellt und übermittelt werden.

§ 10 Durchführung der Verwahrungsgeschäfte: Regeln für die Verwahrung von Wertpapieren, Kostbarkeiten und die Führung von Notaranderkonten werden festgelegt.

Abschnitt 4: Ergänzende Regelungen für Softwareprodukte zur Führung von Akten und Verzeichnissen

§ 11 Software-Herstellerbescheinigungen: Anforderungen an elektronische Aktenführung und die Nutzung von Software werden definiert.

Abschnitt 5: Herstellung der notariellen Urkunden und Dokumente

§ 12 Herstellung der Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften: Vorschriften zur Materialwahl und Schriftfarbe.

§ 13 Übertragung der Papierdokumente in die elektronische Form: Anforderungen an die Digitalisierung von Papierdokumenten.

§ 14 Verbinden, Beifügen und Siegeln: Regeln zum Verbinden von Urkundenblättern und zur Verwendung von Siegeln.

Abschnitt 6: Prüfung der Amtsführung

§ 15 Verfahren: Regelmäßige Prüfungen der Amtsführung erfolgen alle vier Jahre.

§ 16 An die Aufsichtsbehörden zu übermittelnde Dokumente: Auflistung der Dokumente, die turnusmäßig oder anlassbezogen übermittelt werden müssen.

§ 17 Zugang der Aufsichtsbehörde zu den Akten und Verzeichnissen: Regelungen zum Zugang der Aufsichtsbehörden zu den notariellen Unterlagen.

§ 18 Gegenstand der regelmäßigen Prüfung: Inhalte und Gegenstände der regelmäßigen Prüfungen werden festgelegt.

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Abschnitt 7: Notariatsverwaltung und Notarvertretung

§ 19 Notariatsverwaltung und Notarvertretung: Regelungen zur Verwaltung und Vertretung von Notariaten, einschließlich der besonderen Regelungen für Notariatsverwalter und Notarvertretungen.

Abschnitt 8: Übergangs- und Schlussvorschriften

§ 20 Übergangsvorschriften: Spezifische Regelungen für die Übergangsphase nach Inkrafttreten der neuen DONot.

§ 21 Inkrafttreten, Außerkrafttreten: Die DONot trat am 1. Januar 2022 in Kraft und ersetzt die vorherige Dienstordnung.

Die DONot regelt umfassend die Berufsführung von Notarinnen und Notaren in Deutschland, um die ordnungsgemäße Erledigung der Amtsgeschäfte sicherzustellen und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu gewährleisten.